学校現場において、会議の議事録や記録の作成は非常に時間のかかる業務です。本記事では、iPadで録音した授業や校内会議の音声を、Microsoft 365のWord Web版とCopilotを使って、素早く議事録にまとめる手順を解説します 。
学年・学級会議、職員会議、研究授業の協議、保護者会などの記録作成に活用できる時短レシピです 。
必要な環境とツール
作業を始める前に、以下の環境が揃っているか確認してください 。
- iPad（標準の「ボイスメモ」アプリを使用します） 。
- Microsoft 365のアカウント 。
- Word Web版 。
- Copilot 。
【⚠️重要な注意点】 Web版Wordの「文字起こし（トランスクリプト）」機能は、Safariでは使用できません 。必ずGoogle ChromeまたはMicrosoft Edgeをご利用ください 。+1
ステップ1：iPadのボイスメモで録音する
まずはiPadを使って、会議や打ち合わせの音声を録音します 。
- iPadのホーム画面から「ボイスメモ」アプリを起動します 。
- 初回起動時はマイクの使用許可を求められるので「許可」を選択します 。
- 赤い●ボタンをタップして録音を開始します 。
- 再度ボタンをタップすると録音が停止し、自動的にファイルが保存されます 。
ステップ2：音声ファイルをOneDriveへ保存する
録音したデータを校務PCのWordで読み込めるよう、クラウド（OneDrive）に共有します 。
- ボイスメモの録音一覧から対象のファイルを選択します 。
- 画面右上にある「共有」アイコン（四角から矢印が出ているマーク）をタップします 。
- 表示されたメニューから「”ファイル”に保存」を選択します 。
- 保存先として「OneDrive」内の任意のフォルダを選び、右上の「保存」をタップします 。ボイスメモの音声は通常M4A形式で保存されます 。+1
ステップ3：Word Web版で文字起こし（トランスクリプト）
校務用PCで作業を行います。
- Google ChromeまたはMicrosoft Edgeブラウザで「Word Web版」を開きます 。
- 画面上部のマイクアイコンの隣にあるプルダウンメニューから、「トランスクリプト」を選択します 。
- 「音声をアップロード」をクリックし、先ほどOneDriveに保存した音声ファイルを読み込みます 。+1
- 話者名などを必要に応じて修正し、文字起こしされた全文をWord文書に挿入します 。
ステップ4：Copilotで学校仕様の議事録を生成する
文字起こしされた大量のテキストを、AIを使って整理します。
- 文字起こしを貼り付けたWord文書上で、Copilotのアイコンをクリックして起動します 。
- 以下のプロンプト（指示文）を入力・送信して、内容を要約させます 。
会議向け議事録テンプレ:
## 1. 会議サマリー
## 2. 決定事項
## 3. アクション(担当/期限/タスク)
## 4.発言者別の詳細
これで、見やすい議事録のベースがあっという間に完成します！
トラブルシューティング（困ったときは）
- 音声がアップロードできない: ファイル形式がM4A、MP3、WAVのいずれかであることを確認し、Wi-Fiの再接続を試してください 。
- 文字起こしが途中で止まる: 音声データが重すぎる可能性があります。音声を10分単位に分割してやり直してください 。
- Copilotが応答しない: アカウントの権限を確認するか、プロンプトを構造化して再度指示を出してみてください 。
【必須確認】会議録音とAI活用のコンプライアンス
学校という公共性の高い現場では、音声データの取り扱いに配慮が必要です。以下の点に注意して運用してください 。
- 事前のアナウンスと同意: 会議の冒頭で「AIによる議事録作成のため録音すること」を明示し、目的や保存期間を説明してください 。参加者の同意を得て、拒否する方がいる場合は録音を中止するか対象外にします 。保護者会の場合は事前に周知し、校内規程に従う必要があります 。+2
- データの適切な保管と削除: 録音データは校内の共有ドライブに保存し、外部への共有は禁止です 。校内規定（例：1ヶ月以内）の保存期間を過ぎたら、責任者が確実に削除し、履歴を残してください 。+2
- 人間の目による最終確認: AIが生成したデータには誤認識が含まれる場合があります。必ず担当者が確認し、不適切な表現等は修正してください 。
身近なツールを組み合わせるだけで、面倒な議事録作成は劇的に楽になります。ぜひ明日の会議から試してみてください！
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